PENDAHULUAN
1. Latar Belakang
Menurut jenisnya surat dibedakan menjadi dua, surat pribadi dan surat resmi. Surat pribadi biasanya bersifat pribadi dan tidak ada ketentuan yang berlaku dalam penulisannya. Sedangkan, surat resmi merupakan surat yang digunakan oleh suatu lembaga serta banyak ketentuan yang berlaku, tapi dalam kenyataan ketentuan penulisan surat resmi banyak yang tidak digunakan, dan hanya difokuskan pada maksud dan tujuan penulisan surat tersebut.
Oleh karena itu kami ingin memaparkan bagaimana cara penulisan surat resmi yang sesuai dengan ketentuan yang berlaku, maka kami menyusun makalah ini dengan judul”SISTEMATIKA PENULISAN SURAT RESMI”.
2. Rumusan Masalah
Dari latar belakang di atas maka rumusan masalah makalah kami adalah:
a) Bagaimana sistematika penulisan surat resmi?
3. Tujuan
Dari rumusan masalah di atas maka tujuan makalah kami adalah:
a) Untuk mengetahui bagaimana sistematika penulisan surat resmi.
PEMBAHASAN
1. Sistematika Surat Resmi
Dalam sistematika penulisan surat resmi ada beberapa bagian, bagian surat tersebut terdiri atas (a)kepala surat, (b)tanggal, (c)nomor, lampiran, dan hal atau perihal, (d)alamat surat, (e)salam pembuka, (f)isi surat, (g)salam punutup, (h)pengirim surat, (i)tembusan, (j)inisial.
a) Kepala
Kepala surat yang lengkap terdiri atas (1)nama instansi, (2)alamat lengkap, (3)nomor telepon, (4)nomor kotak pos, (5)alamat kawat, dan (6)lambang atau logo.
Nama insansi ditulis dengan huruf kapital alamat instansi, termasuk di dalamnya telepon, kotak pos, dan alamat kawat(jika ada) ditulis dengan huruf awal kata kapital kecuali kata tugas.
Nomor kode pos ditulis setelah nama kota tempat instansi itu berada.
Contoh:
DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
Pusat pembinaan dan pengembangan bahasa
Jalan Daksinapati Barat IV, Rawamangu
Jakarta 13220
Kotak Pos 2625 Telepon 4896558, 4894564
Kepala surat dapat pula seluruhnya ditulis dengan huruf kapital.
Contoh:
DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
PUSAT PEMBINAAN DAN PENGEMBANGAN BAHASA
JALAN DAKSINAPATI BARAT IV, RAWAMANGUN
JAKARTA 13220
KOTAK POS 2625 TELEPON 4896558, 4894564
Dalam penulisan kepala surat hendaklah diperhatikan hal-hal sebagai berikut.
1 Nama instansi jangan disingkat, misalnya Biro Diklat, Depdikbud, tetapi Biro Pendidikan dan Pelatihan, Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.
2 Kata jalan jangan disingkat menjadi Jln. atau Jl, tetapi Jalan.
3 Kata telepon hendaknya ditulis dengan cermat , yaitu Telepon, bukan Tilpun atau Telpon dan jangan disingkat menjadi Tlp. atau Telp.
4 Kata kotak pos hendaknya jangan disingkat K. Pos atau Kotpos. Demikian pula, jangan digunakan P.O. Box atau Post Office Box.
5 Kata alamat kawat jangan digunakan Cable Address tapi Alamat Kawat.
6 Kata telepon dan kotak pos diikuti oleh nomor tanpa diantara tanda titik dua (:), sedangkan nomor-nomor yang mengikutinya tidak diberi titik.
Contoh: - Telepon: 489.655.8
- Kotak Pos: 265.5
Seharusnya:
- Telepon 4896558
- Kotak Pos 2655
b) Tanggal
Tanggal
1. Nama bulan jangan ditulis dengan angka, tetapi dengan huruf. Nama bulan yang ditulis dengan huruf tidak boleh disingkat, misalnya Januari, Februari, Agustus, atau November, bukan Jan., Agt, atau Nov.
2. Nama bulan hendaknya ditulis dengan cermat, misalnya Februari, November, bukan Februari, Nopember.
Contoh penulisan tanggal surat:
KEPALA SURAT
22 Maret 2003
Nomor, Lampiran, dan Hal
Kata nomor, lampiran dan hal ditulis dengan diawali huruf kapital, Nomor, Lampiran, dan hal diikuti oleh tanda titik dua yang ditulis secara estetik ke bawah sesuai dengan panjang pendeknya ketiga kata itu.
Penulisan kata Nomor dan Lampiran yang dapat disingkat menjadi No. Dan Lamp, harus taat asas. Jika kata nomor ditulis lengkap maka kata lampiran pun harus ditulis lengkap. Jika kata Nomor disingkat maka kata lampiran pun harus disingkat.
Kata nomor diikuti oleh nomor berdasarkan nomor urut surat dengan kode yang berlaku pada instansi pengirim surat. Nomor surat dan kode yang dibatasi oleh garis miring ditulis rapat pada spasi dan tidak diakhiri tanda titik atau tanda hubung.
Penulisan nomor dan kode surat yang benar:
- Nomor:110/U/PPHBI/2003
- Nomor: 110/U/PPHBI/2003
Penulisan nomor dan kode surat tidak harus dibatasi garis miring, tetapi dapat pula dibatasi tanda titik atau tanda hubung. Demikian pula, isi kode surat tidak harus dengan huruf, tetapi pula dengan angka. Misalnya:
- Nomor: 10.10.3.03.90 atau
- Nomor:10-10-3-03-90
Kata lampiran ditulis di bawah nomor jika ada yang dilampirkan pada surat. Jika tidak ada yang dilampirkan, kata lampiran tidak perlu ditulis.
Kata lampiran atau lamp, diikuti tanda titik dua yang disertai jumlah barang yang dilampirkan. Jumlah barang yang ditulis dengan huruf, tidak dengan angka dan tidak diakhiri dangan tanda baca lain. Pada awal kata yang menyatakan jumlah ditulis dengan huruf kapital.
Contoh penulisan lampiran yang dianjurkan:
- Lampiran: satu berkas
- Lam: Satu berkas
Kata hal diikuti tanda titik dua disertai pokok surat yang diawali dengan huruf kapital tanpa diberi garis bawah dan tidak diakhiri tanda titik atau tanda baca lain. Pokok surat hendaknyadapat menggambarkan pesan yang ada dalam isi surat.
Penulisan yang dianjurkan:
- Hal: Permohonan tenaga pengajar
- Hal: Penyeragaman bentuk surat
c) Alamat surat
Dalam penulisan alamat surat terdapat dua macam bentuk. Bentuk pertama adalah alamat yang ditulis di sebelah kanan atas di bawah tanggal surat dan bentuk kedua adalah alamat yang ditulis di sebelah kiri atas di bawah bagian hal atau sebelum salam pembuka.
Untuk penulisan alamat surat perlu diperhatikan hal berikut.
1) penulisan nama penerima harus cermat dan langkap, sesuai dengan kebiasaan yang dilakukan oleh yang bersangkutan(pemilik nama).
2) Nama diri penerima diawali huruf kapital pada setiap unsurnya, bukan menggunakan huruf kapital seluruhnya.
3) Penulisan alamat penerima surat juga harus cermat dan lengkap serta informati.
4) Untuk menyatakan yang terhormat pada awal penerima surat cukup dituliskan Yth. Dengan huruf awal huruf kapital disertai tanda titik singkatan itu. Penggunaan kata kepada sebelum Yth. Tidak diperlukan karena kata kepada berfungsi sebagai kata penghubung antar bagian kalimat yang menyatakan arah. Apabila diingat bahwa alamat pengirim tidak didahului kata dari yang berfungsi sebagai penghubung antar bagian kalimat yang menyatakan asal.
5) Kata sapaan seperti ibu, bapak, saudara digunakan pada alamat surat sebelum nama penerima surat. Jika digunakan kata pada awal penerima, kata itu hendaknya ditulis penuh, yaitu Ibu, Bapak, Saudara dengan huruf awal huruf kapital dan tanpa tanda titik atau tanda baca apa pun pada akhir kata itu.
6) Jika nama orang yang dituju bergelar akademik sebelum namanya, seperti Dr. dr. Ir. atau Drs. atau memiliki pangkat seperti kapten atau kolonel kata sapaan Ibu, Bapak, dan Sdr. tidak digunakan.
7) Jika yang dituju nama jabatan seseorang, kata sapaan tidak digunakan agar tidak berimpit dengan gelar, pangkat, atau jabatan.
8) Kata jalan pada alamat surat tidak disingkat, tetapi ditulis penuh, yaitu Jalan, dengan huruf awal huruf kapital tanpa tada titik atau titik dua pada akhir kata itu. Namun jalan atau gang, nomor, RT, dan RW ditulis lengkap dengan huruf awal huruf kapital setiap unsur alamat. Namun kota atau wilayah perlu nama propinsi, tidak di tulis dengan huruf kapital semua, tetapi ditulis dengan huruf awal kapital dan tidak digaris bawahi serta tidak diakhiri tanda baca apa pun, seperti tanda titik atau tanda hubung.
9) Nama alamat yang dituju hendaklah nama orang yang disertai nama jabatannya, atau nama jabatannya saja dan bukan nama instansinya.
Contoh penulisan alamat yang dianjurkan:
Yth. Bapak Sukoco
Kepala Biro Tata Usaha
Departemen A
Jalan Sarlintan Raya 17
Jakarta
d) Penulisan Salam
Dalam penulisan surat terdapat dua buah salam, yaitu (1)salam pembuka dan (2)salam penutup. Penulisan kedua bentuk salam itu merupakan awal dalam berkomunikasi antara penulis surat dan penerima surat.
Salam pembuka lazim ditulis di sebelah kiri di bawah alamat surat, di atas kalimat pembuka isi surat. Salam penutup lazim ditulis di sebelah kanan bawah.
Salam pembuka yamg sangat lazim digunakan adalah ungkapan dengan hormat dengan ketentutuan sebagai berikut.
1) Huruf pertama kata dengan pada ungkapan salam itu ditulis dengan huruf kapital(Dengan).
2) Huruf pertama kata hormat pada ungkapan salam itu ditulis dengan huruf kecil, bukan huruf kapital(hormat).
3) Pada akhir ungkapan salam pembuka itu dibubukan tanda koma, bukan tanda titik, tanda seru, atau titik dua. (Dengan hormat,).
Ungkapan lain yang digunakan sebagai salam pembuka adalah:
- Salam sejahtera,
- Saudara...,
- Saudara...yang terhormat,
- Ibu...yang terhormat,
- Bapak...yang terhormat,
Disamping itu, terdapat salam pembuka yang bersifat khusus, seperti:
- Assalamuailaikum W.W.,
- Salam pramuka,
- Salam perjuangan,
- Merdeka,
Penulisan ungkapan salam pembuka yang tidak cermat adalah Dengan Hormat; Salam Sejahtera; Saudara Tuti yang Terhormat.
Penulisan ungkapan salam pembuka yang cermat adalah:
- Dengan hormat,
- Salam sejahtera,
- Saudara Tuti yang terhormat,
Salam penutup yang lazim digunakan adalah ungkapan hormat kami, hormat saya, dan wasalam dengan ketentuan sebagai berikut:
1) huruf pertama kata hormat, salam, dan wasalam ditulis dengan huruf kapital.
2) Pada akhir salam penutup dibubukan tanda koma, bukan tanda titik atau tanda baca lain, atau tanpa tanda baca apa-apa.
Penulisan ungkapan salam penutup yang cermat adalah :
- Hormat saya,
- Hormat kami,
- Wasalam,
e) Secara garis besar isi surat terbagi atas tiga bagian, yaitu bagian pertama merupakan paragraf pembuka, bagian kedua merupakan paragraf isi dan bagian ketiga merupakan bagian penutup.
Paragraf pembuka mengantarkan isi surat yang akan diberi tahukan. Paragraf pembuka berisikan pemberitahuan, pertanyaan, pernyataan, atau permintaan.
Contoh:
1) Kami ingin memberitahukan kepada saudara bahwa...
2) Salah satu kegiatan proyek penelitian adalah meneliti sastra lisan Sunda. Sehubungan dengan itu...
3) Pada tanggal 14-18 juli 1990 kami akan mengadakan penataran Kebahasaan Indonesia. Tujuan penataran itu adalah sebagai berikut.
4) Himpunan Pembina Bahasa Indonesia akan menyelenggarakan Seminar Pengajaran Bahasa Indonesia. Pada tanggal 5-6 Novenber 1978, di Wisma Samudra, Jalan Daksinapati Barat IV, Rawamangun, Jakarta.
5) Dalam sebuah media massa terbitan Jakarta, kami telah membaca bahwa rumput laut telah dibudidayakan. Sehubungan dengan itu, kami ingin mendapatkan informasi tentang perbudidayaan rumput laut itu.
6) Di samping itu, paragraf pembuka berisi balasan (jawaban)seperti dalam contoh berikut:
a) Pertanyaan Saudara yang terterah pada surat Saudara tanggal 10 Januari 1986, No. 05/Diklat/1/1/1986 akan kami jawab sebagai berikut.
b) Surat anda telah kami terima. Sehubungan dengan itu, kami ingin memberitahukan hal berikut.
Sesuai dengan permintaan Saudara dalam surat tanggal 4 Januari 1989, No. 29/H/PU/1989, bersama ini kami kirimkan seberkas surat perjanjian kerja.
Dalam paragraf isi dikemukakan hal yang perlu disampaikan kepada penerima surat. Namun, isi surat harus singkat, lugas, dan jelas.
Paragraf penutup merupakan simpulan dan kunci isi surat. Di samping itu, paragraf penutup dapat mengandung harapan penulis surat atau berisi ucapan terima kasih kepada penerima surat.
Contoh paragraf panutup:
a) Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
b) Atas perhatian dan kerja sama Saudara yang baik selama ini, kami ucapkan terima kasih.
c) Besar harapan kami, Saudara dapat memanfaatkan sumbangan kami.
d) Mudah-mudahan jawaban kami dapat memuaskan Saudara.
f) Nama Pengirim
Nama pengirim surat ditulis di bawah tanda salam penutup. Tanda tangan diperlukan sebagai keabsahan surat dinas. Dalam penulisan nama pengirim perlu diperhatikan hal berikut:
1. Penulisan nama tidak perlu menggunakan huru kapital seluruhnya, tetapi menggunakan huruf awal kapital pada setiap unsur nama.
2. Nama tidak perlu ditulis di dalam kurung, tidak perlu bergaris bawah dan tidak perlu diakhiri dengan tanda titik.
3. Nama jabatan dapat dicantumkan di bawah nama pengirim.
Contoh: Drs. Doni Susanto Kepala,
Kepala Drs. Doni Susanto
NIP 130130130
g) Tembusan Surat
Kata tembusan yang ditulis dengan huruf awal huruf kapital(Tembusan) di letakkan di sebelah kiri pada bagian kaki surat, lurus dengan bagian nomor dan hal, serta sejajar dengan nama pengirim surat. Tulisan Tembusan diikuti tanda titik dua, tanpa digaris bawahi.
Bagian ini hanya dicantumkan jika surat itu memerlukan tembusan untuk beberapa instansi atau pihak lain yang ada hubungannya dengan surat yang bersangkutan. Ketentuan isi tembusan itu adalah sebagai berikut:
1) Jika pihak yang diberi tembusan itu lebih dari satu, diberi nomo urut sesuai dengan jenjang jabatan pada instansi itu. Jika pihak yang diberi tembusan hanya satu, tidak diberi nomor.
2) Pihak yang diberi tembusan hendaklah nama jabatan atau nama orang dan bukan nama kantor atau instansi.
3) Dalam tembusan tidak perlu digunakan ungkapan Kepada Yth. atau Yth.
4) Di belakang nama yang diberi tembusan tidak perlu diberi ungkapan untuk perhatian, untuk menjadi perhatian, sebagai laporan, atau ungkapan lain yang mengikat.
5) Dalam tembusan tidak perlu dicantumkan tulisan arsip karena setiap surat dinas itu harus memiliki arsip.
Contoh: Tembusan: Tembusan:
Kepala Bagian Perlengkapan 1. Direktur Pemilihan Bahan
2. Kepala Bagian Perlengkapan
3. Dra. Sabaindah
h. Inisial(Sandi)
Inisial(Sandi) di tempatkan pada bagian paling bawah sebelah kiri di bawah tembusan(kalau ada). Inisial merupakan tanda pengenal yang berupa singkatan nama pengonsep dan pengetik surat. Inisial berguna untuk keperluan selingkung surat untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat.
Contoh: - HA/SS
HA singkatan nama pengonsep: Hidayah Asmuni
SS singkatan nama pengetik: Sandi Susaty.
C. PENUTUP
1. Kesimpulan
Dari pembahasan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwah:
a) Dalam pembuatan surat resmi seyogiyanya harus memenuhi kaedah-kaedah yang berlaku dalam pembuatan surat resmi.
b) Dalam pembuatan surat resmi seyogiyanya harus mengetahui sistematika surat resmi.
DAFTAR PUSTAKA
Nurdin, Ade. 2005. Intisari Bahasa dan Sastra Indonesia. Bandung: Pustaka Setia.
Departemen Pendidikan Nasional. 2004. Panduan Materi SMP/MTs Ujian Akhir Nasional. Jakarta:Pusat Penilaian Pendidikan.
